Salesforce Tech Debt and How to Get Rid of It

Technical debt in Salesforce and how to get rid of it

CRM tools have helped businesses get customer care and planning down to a science.
There’s a good chance that Salesforce, the market-leading CRM, powers most of your company’s most critical revenue-generating processes. But without careful planning, the ease by which Salesforce empowers you to automate these processes can leave companies hamstrung by a web of inscrutable technical debt.

With research showing that companies can burn up to 30% of their revenue on operational inefficiencies, is that something your company can afford to put on the back burner?

Technical debt and its impact on businesses

Technical debt is a term that originates from software engineering and refers to the implied cost of additional rework caused by choosing a quick and dirty—but suboptimal—solution.

In my work as a Salesforce consultant, I usually see tech debt take the form of a buildup of poorly configured processes or code in my clients’ Salesforce instance. Sometimes these processes have been tweaked repeatedly until nobody even understands their original purpose; other times, tech debt crops up over time as people change roles, and nobody has the time or know-how to clean things up that are no longer needed.

Tech debt is more than just an annoyance: in its worst forms, it can lead to considerable losses in terms of productivity, morale, and even revenue. Your Salesforce users become frustrated since they’re always running into timeouts and errors just trying to do their jobs. Your admins also become disillusioned since they spend all their time maintaining fundamentally broken processes rather than building operations that actually benefit the company.

How do you know you’ve got an issue?

So, how do you know you have a debt problem? While you may encounter any number of symptoms, the top two indications are these errors: Apex CPU Timeout Error and Unable to obtain exclusive access to this record. If you see these errors frequently, you may have tech debt issues lurking behind the scenes of your Salesforce instance.

It’s important to understand that Salesforce uses a multi-tenant architecture. In simple terms, this means many clients share the same set of resources. For this reason, Salesforce needs to impose limits on the transitions their customers run to prevent any single customer from monopolizing the available resources. These ‘governor limits’ represent a limit of 10 seconds per process. If your process exceeds that 10-second run time—you guessed it—you get an Apex CPU timeout error.

The second error—Unable to obtain exclusive access to this record—is slightly different. This one usually crops up when you try to update records in your database, triggering a variety of different automations behind the scenes. When not structured correctly, these automations can trigger other automations—or even circle back to attempt additional updates to the record that triggered them in the first place. When this happens, the system temporarily locks the record you’re editing, and when you try to re-edit it, you get that Unable to obtain exclusive access to this record error.

Beyond these two symptoms, there are several other telltale signs that are indicative of a tech debt problem, including:

  • Records not being updated predictably
  • Limited ability to perform data loads
  • Prolonged record save times
  • Multiple automation tools used per object (for example, process builder, workflow rules, apex)
  • Multiple automations active on the same object (for example, five process builders on the Opportunity object)

Quick ways to remove CRM technical debt

With Salesforce technical debt, I most commonly see process builder issues because it’s very easy to create dozens of different process builders and set them all live. Unfortunately, this isn’t a best practice and can result in many different processes firing simultaneously and even triggering one another until they time out.

If you think this could apply to you, I suggest trying one or more of these approaches for quick wins:

  • Combine: Combine simple one-action process builders or workflow rules into a single multi-step process builder.
  • Clean: Deactivate or delete actions and automations no longer being used.
  • Consolidate: Group similar actions into the same process builder execution node.
  • Delay: Move non-urgent updates into scheduled actions.

For the longer term, there are fewer all-encompassing recommendations since the approach differs by customer. But you should be asking yourself these questions:

  • Which is the best tool for the job?
    Salesforce is great at many things, but is it the best tool for evaluating complex formulas or doing real-time one-to-many updates? Consider moving heavy-duty transactions out of Salesforce and into tools like Openprise.
  • Which framework is best for building and maintaining our processes?
    If you don’t have a framework to build and maintain your processes, you’ll just end up with a fresh tech debt nightmare down the line.
  • Can we move existing processes into flow?
    Salesforce is putting a lot of resources into developing flow and is slowly encouraging users to build in flow versus process builder and workflow rules. See if you can move some or all of your process builders and workflow rules into flow. They’re supposed to be 10-20x faster!

No matter what, these projects require time, resources, and careful consideration about the approach you should take, and may signal that it’s time to think about looping in a consultant to help out.

To learn more, read about Apex CPU Timeout errors and how to prevent them from happening. Please tune in to Mr. Rey’s Neighborhood, where Rey Ong and I discuss this in detail.

Be sure to listen to the webcast Open for business agility: solving technical debt for even more.

Comments (0)


Mar 08, 2021 at 12:40 AM

К застройщикам иногда предъявляются претензии. Чаще всего они связаны с недобросовестным отношением к взятым на себя обязательствам, умышленными нарушениями требований проекта или случайными ошибками, допущенными по причине халатности или низкой квалификации работников. Чтобы опровергнуть эти обвинения или подтвердить факты нарушения объекта недвижимости заинтересованные лица обращаются к экспертам за независимой экспертизой. Инициировать экспертизу и проверить качество можно на любом этапе строительства, если у заказчика есть основания подозревать нарушения. Автотехническая экспертиза представляет собой специальное исследование автотранспортных средств с целью оценки их текущего состояния и определения механизма произошедших с ними изменений. Как правило, автотехническая экспертиза применяется в отношении автомобилей, побывавших в дорожно-транспортных происшествиях. Данное исследование необходимо для установления актуальной стоимости транспортного средства и определения нанесенного его владельцу материального ущерба. Кроме того, с помощью этого вида экспертизы можно выяснить подробности происшествия, определить факторы, по которым суд впоследствии сможет установить виновника аварии. Предмет исследования автотехнической экспертизы является довольно сложным и многокомпонентным объектом, он включает в себя сам автомобиль, состояние дорожного полотна, особенности погодных условий в момент инцидента, оставленные на полотне и автомобиле следы различного генеза.



Mar 07, 2021 at 11:19 PM

Группа компаний Pro-vision занимается поставками промышленного оборудования и запасных частей от ведущих мировых производителей на заказ для различных отраслей промышленности. Серия насосов AL является актуальной для рынка объёмных роторных насосов. Настоящий насос поддерживает высокоуровневые технологии и производительность – при экономичной цене. Серия AL компании Ampco отлично подходит для множества применений в пищевой, молочной, бакалейной и фармацевтической отраслях промышленности с диапазоном вязкости от 1 до 1,000,000 сантипуаз и возможностью самовсасывания вплоть до 12 футов (3,66 метра). Линейка серии AL имеет несколько опциональных характеристик, обеспечивающих максимальную гибкость для каждого применения. Вы можете выбрать следующие типы уплотнения: двойное механическое уплотнение, механическое уплотнение с промывкой, двойное манжетное уплотнение, тройное манжетное уплотнение, уплотнительное кольцо и двойное уплотнительное кольцо.



Mar 07, 2021 at 10:49 PM

ООО «Одинцовский Завод РТИ», чей основной профиль – производство РТИ, делает свою продукцию из самых различных материалов:

NBR (масло-бензостойкая резина);
FKM, FPM, VITON (Фторкаучуковая резина);
PU, ECOPUR (Полиуретан);
POM, ECOMID (полиацеталь, полиамид);
PTFE (тефлон, фторопласт).

ООО «Одинцовский Завод РТИ» имеет возможность сделать из этих и других материалов разнообразные резинотехнические изделия гидравлических и пневматических систем спецтехники, промышленного и иного оборудования. Завод резиновых изделий ООО «Одинцовский Завод РТИ» предлагает уплотнения по чертежу, если ваше оборудование требует уникальных деталей. Для этого нам понадобится информация о характеристиках и условиях эксплуатации оборудования и техники. Мы как производитель РТИ гарантируем не только высокое качество изделий из фторопласта, резины, полиуретана и других материалов, но и значительное увеличение срока межсервисной эксплуатации, когда требуется замена защитных, транспортных систем и уплотнителей.



Mar 07, 2021 at 10:18 PM

Компания «МосХолдинг» с 2008 года специализируется на продаже оборудования для систем вентиляции, отопления и кондиционирования.
На всю технику и услуги действует гарантия. В каталоге собраны новейшие кондиционеры, обогреватели, конвекторы, очистители и увлажнители воздуха, фанкойлы, приточно-вытяжные установки и пр. Мы занимаемся прямыми поставками продукции, изготовленной проверенными производителями. Наши инженеры обладают достаточным опытом по комплектованию жилых, промышленных и административных объектов любой сложности. Шезлонг отлично подойдет для установки рядом с открытыми бассейнами или на террасах.


Leave a comment

This website uses cookies to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.